Consejos para impresiones eficientes
Es cierto que cada vez son más populares las soluciones de manejo de información y data a través de la tecnología e Internet, incluso hasta el punto de crear movimientos como los de “empresas libres de papel” donde digitalizan 100% de sus documentos, sin embargo aún sigue siendo la gran mayoría quienes deciden postergar estos hábitos de trabajo y en definitiva, siguen siendo tan demandantes en papel y todos los recursos que esto conlleva.
A continuación te entregaremos cinco consejos para implementar en tu administración (o recomendar a tus superiores). Para así no solo optimizar costos de impresión sino que también minimizar el impacto al medioambiente, y mejorar el rendimiento general de la empresa. Aquí vamos:
Ahorro de papel
Existen muchas maneras de disminuir el uso de papel, una es aprovechar la impresión a doble cara; parece obvio pero muchos obvian esta alternativa. Es importante que en tu empresa sea prácticamente obligatorio el uso de impresión a doble cara. Esto no solo optimiza el espacio del papel sino que también disminuye el peso de los documentos y el espacio necesario para organizarlos.
Doble revisión de documentos
Es un problema muy común el tener que reimprimir documentos solo por pequeños errores ortográficos o gramaticales que pudieron ser perfectamente corregidos en el computador antes de imprimir. En este caso es importante que los trabajadores se acostumbren a revisar dos veces –e incluso compartir y revisar en conjunto cuando se justifique– antes de presionar el botón de “imprimir”.
Nota: Es importante que tus empleados no pierdan tiempo revisando en exceso los documentos, puesto que su tiempo es valioso también.
Uso de ahorro energético en las impresoras
La mayoría de las empresas solo deja sus impresoras encendidas todo el tiempo, lo que también conlleva a un gasto de electricidad importante. En este ítem no es tan necesario pedir más atención en cada momento, sino simplemente aprovechar bien las tecnologías a nuestra disposición. Las impresoras actuales, en su gran mayoría, incluyen sistemas de ahorro energético a través de modos de “sueño”, que permiten apagar temporalmente las funciones y por ende detener el uso energético, mientras no estén en uso. Solo basta poner atención a la hora de ajustar y configurar los equipos por primera vez, y revisar periódicamente que estos modos de ahorro sigan activos.
Buena elección entre láser o tinta
Aquí la decisión se basa en la clase de documentos que necesitaremos imprimir en la mayoría de los casos. Si por lo general imprimimos documentos largos y de una gran cantidad de páginas, la tecnología láser es la opción a seguir. Sin embargo, si lo que normalmente imprimimos son documentos de pocas páginas, como correos electrónicos, notas o artículos cortos, la tinta es la solución óptima.
La calidad y duración de la tinta
En muchas ocasiones no sirve de nada pagar un poco menos por tintas de una calidad drásticamente inferior, ya que esto creará documentos en papel más frágiles o con una vida útil más corta. Si lo que necesitamos es organizar y almacenar documentos que revisaremos en el tiempo, es recomendable invertir en tintas de calidad que resistan mejor la exposición al sol o a un posible derrame de líquidos. Esto con el objetivo de reducir la necesidad de reimprimir documentos.
Con estos consejos te garantizamos que los ahorros no serán pequeños, y no solo tus costos, sino que tu deuda con el medioambiente disminuirá bastante.